Cómo Prepararse Para su Primera Llamada con un Organizador de Bodas

Comprometerse es un hito emocionante y, si estás listo para empezar a planificar tu boda, un poco de preparación antes de tu primera llamada con un organizador de bodas puede marcar la diferencia. Conocer tus deseos, prioridades y el tipo de entorno que imaginas ayudará a acelerar el proceso y hará que encontrar el lugar de tus sueños sea mucho más fácil.

Estos son los temas clave que debéis discutir juntos como pareja antes de esa primera llamada:

1. Lugar para un solo día frente a lugar para varios días

Si vas a viajar con tu familia y amigos a un destino como Ibiza, lo más probable es que la celebración dure más de un día. Piensa en cómo quieres estructurar tu experiencia nupcial.

• Los lugares separados funcionan bien si estás planeando una noche de bienvenida, el día de la boda y un día relajado en la playa o en barco después. Piensa en un restaurante, un club de playa, una azotea para la noche de bienvenida o una villa para un solo día.

• Un lugar para varios días (como una villa privada, un hotel boutique o un agroturismo) es ideal si quieres organizar varios eventos, como una cena de bienvenida, el día de la boda y una fiesta en la piscina. Todo en un solo lugar o, al menos, celebra dos de los tres eventos en el lugar.

Ten en cuenta que los hoteles y las villas suelen exigir la reserva completa durante un número mínimo de noches y que el montaje y desmontaje del mobiliario y el equipo de la boda se realizará en el lugar donde te alojes. Tendrás que decidir quién se alojará allí contigo y si los gastos de alojamiento correrán total o parcialmente a cargo tuyo o de tus invitados.

2. Define tu presupuesto.

No es el tema más emocionante, pero es uno de los más importantes. Aunque tu presupuesto aún no esté cerrado, tu organizador necesitará un rango aproximado antes de sugerirte lugares.

Buscar lugares por unos 20 000 € es completamente diferente a explorar opciones por unos 60 000 €. Ibiza ofrece un amplio abanico de posibilidades, por lo que cuanto más claro tengas tu presupuesto, mejor podrá tu organizador adaptar las recomendaciones a tu visión. Ten en cuenta que, en caso de que el presupuesto no sea suficiente, también te lo comunicaremos. Ibiza no es una isla barata para casarse, por lo que queremos que gestiones tus expectativas en función de lo que es posible con el presupuesto del que dispones.

3. Haz tu lista de invitados

Empieza por crear dos listas de invitados juntos:

• Una lista definitiva de invitados sin los que no te imaginas celebrar la boda, como tus familiares y amigos más cercanos.

• Una lista de "posibles" invitados adicionales a los que te encantaría incluir si tu presupuesto lo permite. Piensa en las personas con las que no hablas tan a menudo como con las de la lista definitiva, pero a las que también te gustaría que vinieran porque les tienes cariño.

El número de invitados es una información esencial para vuestro organizador, ya que los lugares varían mucho en cuanto a capacidad. Una boda íntima para 50 personas requerirá un lugar diferente al de una boda para 150 invitados. En nuestra opinión, los espacios siempre deben ser acogedores y adecuados al número de invitados. No hay nada más molesto que una pista de baile que parece demasiado vacía porque el espacio es simplemente demasiado grande para vuestros invitados.

4. Decide tus prioridades

Una vez que hayas establecido un presupuesto, haz una lista de tus prioridades para decidir dónde te gustaría asignar más o menos dinero.

• ¿Te importa la estética? Entonces quizá quieras invertir más en flores y decoración.

• ¿Te interesa la música en directo? Empecemos a buscar bandas itinerantes increíbles o músicos locales con equipo de sonido e iluminación.

• ¿Prefieres una cena larga de varios platos o empezar la fiesta antes con un menú más sencillo? La comida y la bebida suponen una gran parte de tu presupuesto y merecen la pena, pero piensa bien qué quieres que se sirva ese día.

Puede que todo te parezca igual de importante, pero establecer prioridades ayuda a marcar la pauta y garantiza que tu presupuesto refleje lo que realmente te importa y lo que quieres que tú y tus invitados recordéis de la boda.

5. ¿Qué gastos se cubren para tus invitados?

Piensa qué gastos cubrirás para tus invitados y cuáles serán responsabilidad suya.

• ¿Pagarás el alojamiento o los invitados cubrirán su propia estancia?

• ¿Quieres que todos se alojen en el mismo hotel? Es posible que podamos negociar una buena tarifa de grupo para ti.

La mayoría de las parejas optan por cubrir la comida y la bebida del día de la boda y de la noche de bienvenida, mientras que el alojamiento y los vuelos suelen correr a cargo de los invitados. Si tu presupuesto lo permite, cubrir el alojamiento de 2 o 3 noches siempre es muy apreciado por tus invitados, pero no es obligatorio.

Recomendamos incluir en el presupuesto el transporte el día de la boda, desde y hacia los hoteles recomendados, para garantizar que todos lleguen a tiempo y regresen de forma segura (especialmente después de beber) sin tener que esperar mucho tiempo al taxi.

¿Cómo gestionamos su presupuesto?

Una vez que hayamos encontrado el lugar ideal, ese será el punto de partida para la visión general de su presupuesto.

Analizaremos:

• Si el lugar proporciona mobiliario o es necesario alquilarlo y si le gusta lo que hay disponible en el lugar

• Qué equipo técnico (iluminación, sonido) hay disponible

• Si el lugar dispone de servicio de catering o si es necesario contratar uno externo.

A partir de ahí, prepararemos un resumen detallado de los costes y le orientaremos sobre dónde invertir o ahorrar dinero. Siempre teniendo en cuenta su visión y su presupuesto. Nuestro objetivo es crear la boda de sus sueños, de forma bonita y realista.

¿Está listo para concertar una llamada con nosotros? Rellene nuestro formulario de contacto. Estamos deseando dar vida a su historia de amor.

With love,

The About Summer team