Hoe bereid je je eerste gesprek met een wedding planner voor?

Verloofd zijn is een spannende mijlpaal en als je klaar bent om je bruiloft te gaan plannen, kan een beetje voorbereiding voor je eerste gesprek met een weddingplanner een groot verschil maken. Als je weet wat je wensen en prioriteiten zijn en wat voor soort setting je voor ogen hebt, verloopt het proces sneller en wordt het veel makkelijker om je droomlocatie te vinden.

Hier zijn de belangrijkste onderwerpen die je als koppel samen moet bespreken voor dat eerste gesprek:

1. Day venue versus multiday venue

Als u met familie en vrienden naar een bestemming als Ibiza vliegt, is de kans groot dat uw feest meer dan één dag duurt. Bedenk hoe u uw bruiloft wilt indelen.

• Afzonderlijke locaties zijn een goede keuze als je een welkomstavond, de trouwdag en daarna een ontspannen dag op het strand of op een boot plant. Denk aan een restaurant, een strandclub, een dakterras voor de welkomstavond of een villa voor één dag.

• Een locatie voor meerdere dagen (zoals een privévilla, boetiekhotel of agroturismo) is ideaal als je meerdere evenementen wilt organiseren, zoals een welkomstdiner, de trouwdag en een zwembadfeest. Alles op één plek of vier minstens twee van de drie evenementen op de locatie.

Houd er rekening mee dat hotels en villa's vaak een volledige afname voor een minimum aantal nachten vereisen en dat het opbouwen en afbreken van het bruiloftsmateriaal en -meubilair plaatsvindt op de locatie waar je verblijft. Je dan moet beslissen wie er bij je verblijft en of de accommodatiekosten volledig of gedeeltelijk door jou of je gasten worden gedekt.

2. Bepaal je budget

Het is niet het meest spannende onderwerp, maar wel een van de belangrijkste. Zelfs als je budget nog niet definitief is, heeft uw planner een indicatie nodig voordat hij locaties kan voorstellen.

Het zoeken naar locaties rond de € 20.000 is iets heel anders dan het verkennen van opties rond de € 60.000. Ibiza biedt een breed scala aan mogelijkheden, dus hoe duidelijker u bent over jouw budget, hoe beter uw planner aanbevelingen kan doen die echt bij je visie passen. Houd er rekening mee dat als het budget niet toereikend is, wij je dat ook zullen vertellen. Ibiza is geen goedkoop eiland om te trouwen, dus we willen dat je je verwachtingen bijstelt op basis van wat er mogelijk is met het budget dat je hebt.

3. Maak je gastenlijst(en)

Begin met het samenstellen van twee gastenlijsten:

• Een definitieve lijst met gasten zonder wie je jouw feest niet kunt voorstellen, zoals je naaste familie en vrienden.

• Een ‘misschien’-lijst met extra gasten die je graag zou willen uitnodigen als uw budget dat toelaat. Denk aan mensen met wie je niet zo vaak contact hebt als met de mensen op de definitieve lijst, maar die je toch graag wilt uitnodigen.

Het aantal gasten is essentiële informatie voor je planner, aangezien locaties sterk verschillen in capaciteit. Een intieme bruiloft voor 50 personen vereist een andere locatie dan een bruiloft voor 150 gasten. Volgens ons moeten de ruimtes altijd warm aanvoelen en passen bij het aantal gasten. Er is niets vervelender dan een dansvloer die te leeg lijkt omdat de ruimte gewoon te groot is voor jouw gezelschap.

4. Bepaal je prioriteiten

Als je eenmaal een budget hebt vastgesteld, maak dan een lijstje met je prioriteiten om te bepalen waar je meer of minder aan wilt uitgeven.

• Vind je uitstraling belangrijk? Dan wil je misschien meer investeren in bloemen en decoratie.

• Is livemuziek je focus? Ga dan op zoek naar geweldige rondtrekkende bands of lokale muzikanten met geluids- en lichtapparatuur.

• Geef je de voorkeur aan een uitgebreid meergangendiner of wil je het feest eerder beginnen met een eenvoudiger menu? Eten en drinken nemen een groot deel van je budget in beslag en zijn het waard, maar denk goed na over wat je op de dag(en) wilt serveren.

Alles lijkt misschien even belangrijk, maar door prioriteiten te stellen, kun je de toon zetten en ervoor zorgen dat je budget een weerspiegeling is van wat voor jou echt belangrijk is en wat je en jouw gasten zich van de bruiloft willen herinneren.

5. Welke kosten worden gedekt door jouw gasten?

Bedenk welke kosten je voor jouw gasten op je neemt en wat zij zelf moeten betalen.

• Betaal jij de accommodatie of betalen de gasten zelf voor hun verblijf?

• Wilt u dat iedereen in hetzelfde hotel verblijft? Wij kunnen wellicht een gunstig groepstarief voor u bedingen.

De meeste bruidsparen kiezen ervoor om de maaltijden en drankjes op de trouwdag en de welkomstavond te betalen, terwijl de accommodatie en vluchten doorgaans door de gasten worden betaald. Als uw budget het toelaat, wordt het betalen van de accommodatie voor 2 of 3 nachten altijd zeer gewaardeerd door uw gasten, maar het is niet verplicht.

We raden u aan om het vervoer op de trouwdag van en naar het/de aanbevolen hotel(s) in uw budget op te nemen, zodat iedereen op tijd aankomt en veilig terugkeert (vooral na het drinken) zonder lang op een taxi te hoeven wachten.

Hoe managen wij je budget?

Zodra we jouw ideale locatie hebben gevonden, wordt dat het uitgangspunt voor het budgetoverzicht.

We kijken naar:

• Of de locatie meubilair ter beschikking stelt of dat je dit moet huren, en of je tevreden bent met wat er op de locatie beschikbaar is.

• Welke technische apparatuur (verlichting, geluid) beschikbaar is.

• Of er catering op locatie beschikbaar is of dat je een externe cateraar moet inschakelen.

Vanaf daar stellen we een gedetailleerd kostenoverzicht op en begeleiden we je bij het maken van keuzes waar u geld wilt investeren of juist wilt besparen. Altijd met uw visie en budget in gedachten. Ons doel is om de bruiloft van uw dromen te creëren, mooi en realistisch.

Bent u klaar om een kennismakingsgesprek met ons in te plannen? Vul dan ons contactformulier in. We kijken ernaar uit om uw liefdesverhaal tot leven te brengen.

With love,

The About Summer team